Toimitusketjut ja vastuullisuus: miten pk-yritys voi varautua laajeneviin kyselyihin

Pienet yritykset kohtaavat yhä useammin kyselyitä, joissa pyydetään tietoa ympäristövaikutuksista, sosiaalisista toimintatavoista ja riskienhallinnasta osana yhteistyötä.

Monelle yritykselle haaste ei ole itse tiedon tuottaminen, vaan se, ettei vastauksille ole valmista rakennetta.

Millaisia tietoja yleensä pk-yritykseltä kysytään?

Toimitusketjukyselyt (Supplier ESG questionnaire) voivat sisältää esimerkiksi:

• perustietoja yrityksen ympäristövaikutuksista
• tietoja päästöistä ja energiankäytöstä
• tietoja jätemääristä ja materiaalihankinnoista
• kuvauksen sosiaalisista toimintatavoista
• kuvauksen omien tavarantoimittajien ja alihankkijoiden valinnasta

Usein kysymykset toistuvat eri asiakkaiden ja kumppaneiden toimesta hieman eri muodoissa.

Miksi tapauskohtainen vastaaminen kuormittaa?

Kun tiedot kootaan joka kerta erikseen:

• vastaamiseen kuluu tarpeettomasti aikaa
• tiedot voivat olla epäyhtenäisiä
• kokonaiskuva yrityksen vastuullisuudesta hämärtyy

Pitkällä aikavälillä tämä lisää hallinnollista kuormaa ja riskiä virheisiin.

Miten pk-yritys voi varautua systemaattisesti?

Toimitusketjuvaatimuksiin varautuminen helpottuu merkittävästi, kun yrityksellä on:

• koottu vastuullisuusraportti VSME viitekehyksen mukaisesta
• selkeästi määritellyt mittarit ja periaatteet
• selkeä kuvaus prosesseista ja toimintatavoista
• ajantasainen ja helposti päivitettävä tietopohja

VSME-viitekehyksen mukainen raportti toimii loistavana lähtökohtana, sillä se kattaa keskeiset ESG- teemat, joita toimitusketjuissa olevilta pk-yrityksiltä kysytään.

Yksi raportti, monta vastausta

Kun vastuullisuustiedot ovat yhdessä paikassa, yritys voi:

• vastata kyselyihin johdonmukaisesti
• jakaa tietoa tarvittaessa eri sidosryhmille
• säästää aikaa ja resursseja

Ailan ratkaisu tukee tätä ajattelua: raportti rakennetaan kerran ja sitä hyödynnetään useissa tilanteissa ilman, että kaikkea aloitetaan alusta.